ISO 9001 · ISO/IEC 27001 · ENS catégorie MOYENNE · Autorité CNA de CVE

Prix

Logiciel de prise de rendez-vous et de gestion des files d'attente

Profitez de votre temps. Ne perdez plus de temps à faire la queue.

Organisez l'accueil du public de votre organisation, sur place, par téléphone et à distance, depuis une seule plateforme : prise de rendez-vous par le web, le téléphone et les messageries, files d'attente en salle, bornes en libre-service, écrans d'appel et visio-accueil. Logiciel et bornes développés par notre propre équipe.

Demander une démo Fonctionnement
Borne en libre-service CIGES avec écran tactile et imprimante de tickets

Qu'est-ce que CIGES ? Son utilité

Un système de prise de rendez-vous et de gestion des files d'attente qui optimise l'accueil physique dans les organismes publics, en améliorant l'efficacité et la gestion des ressources, partout en Espagne.

CIGES couvre l'ensemble du parcours d'accueil : de la prise de rendez-vous ou de ticket par l'usager jusqu'à sa prise en charge, son évaluation du service et l'exploitation des statistiques par votre organisation. Il répartit mieux la charge entre les postes et les sites et vous fournit des données pour dimensionner le service.

  • Rendez-vous et files d'attente en salle dans le même outil
  • Paramétrage des sites, services, horaires, jours fériés et postes
  • Interface en espagnol, catalan, valencien, galicien, basque, allemand et français
Femme souriante reçue dans un bureau d'accueil du public

Quel est notre Objectif ?

Améliorer l'efficacité opérationnelle, réduire les temps d'attente et accroître la satisfaction des usagers.

Quels sont Ses avantages ?

  • Réduction des temps d'attente.
  • Meilleure gestion des ressources.
  • Un accueil plus organisé et plus sûr.
  • Accessible partout et à tout moment.

Comment ça marche ? En trois étapes seulement

Une méthode simple et rapide pour donner des rendez-vous de façon sûre et ordonnée, sans faire perdre de temps à personne.

  1. Main utilisant un smartphone pour prendre rendez-vous

    Prenez rendez-vous

    Sur le site web, par WhatsApp, Telegram, l'application mobile, par téléphone ou sur place.

  2. Smartphone affichant le QR code d'un rendez-vous

    Recevez la confirmation

    Vous recevez la confirmation du rendez-vous avec un QR code à valider à votre arrivée.

  3. Main appuyant sur « Valider le QR » sur l'écran tactile d'une borne CIGES

    Validez votre rendez-vous à la borne

    Présentez-vous sur place, validez le rendez-vous à la borne et attendez que l'écran d'appel vous appelle, dans l'ordre et en toute sécurité.

Chaque usager prend rendez-vous par le canal de son choix

Tous les canaux partagent le même agenda : un rendez-vous pris par téléphone occupe le même créneau qu'un rendez-vous pris sur le web, et l'usager reçoit la confirmation et le rappel par le moyen qu'il choisit.

  • Site web citoyen

    Prendre, consulter et annuler un rendez-vous depuis n'importe quel navigateur.

  • Application Android et iOS

    Rendez-vous depuis le smartphone, rappels et QR code de validation.

  • Borne sur site

    Ticket de file d'attente ou rendez-vous immédiat, imprimé sur place.

  • Téléphone (SVI)

    Standard automatique avec messages en voix de synthèse.

  • WhatsApp et Telegram

    Chatbots de messagerie pour prendre et gérer le rendez-vous.

  • SMS et e-mail

    Confirmations, rappels et avis d'annulation.

  • Poste d'accueil

    Les agents peuvent aussi fixer des rendez-vous depuis leur interface.

  • Visio-accueil

    Accueil à distance par visioconférence et chat.

Fonctionnalités du logiciel de gestion des files d'attente

  • Prise de rendez-vous

    Agendas par site et par service, créneaux, listes d'attente, pièces justificatives requises, validation de l'usager, rappels et annulation.

  • Tickets et files d'attente en temps réel

    Émission de tickets, affectation aux guichets, appel, réorientation entre services et état des files en temps réel, pour réduire les temps d'attente.

  • Validation par QR code

    L'usager valide son rendez-vous avec le QR code à son arrivée et le système sait qu'il est déjà dans la salle.

  • Poste d'accueil

    Interface agent pour appeler, recevoir et clôturer les tickets et rendez-vous, enregistrer le suivi post-accueil et imprimer des justificatifs.

  • Console d'administration

    Paramétrage des sites, services, horaires, bornes et écrans depuis une application web intuitive.

  • Statistiques et rapports

    Tableaux de bord, comparatifs, rapports PDF programmés envoyés par e-mail et export vers Excel et CSV.

  • Enquêtes de satisfaction

    Enquêtes après l'accueil et exploitation des résultats par site et par service.

  • Suivi des dossiers

    Attribution et suivi des dossiers de chaque usager entre les agents qui interviennent.

  • Installation personnalisée

    Chacun des 14 modules est activé selon votre contrat, avec une interface en sept langues.

Borne en libre-service CIGES avec écran tactile, sortie de tickets et lecteur

Nos bornes Un matériel conçu sur mesure

Nous développons le matériel de CIGES nous-mêmes, comme le logiciel, pour optimiser les coûts et les performances et pour que tout s'emboîte sans adaptateur.

  • Grand écran tactileUtilisation confortable et bonne lisibilité du contenu.
  • Hauteur accessibleConforme à la réglementation sur l'accessibilité.
  • Ouverture intérieurePour valider le ticket et éviter les éblouissements gênants.
  • Imprimante haute qualitéDélivre les tickets simplement et efficacement, avec des modèles par appareil et la supervision de son état.
  • Lecteur de carte à puceEn plus de la lecture du QR code du rendez-vous.
  • Conception robuste et éléganteEn mode kiosque : l'utilisateur ne peut pas quitter l'application et la borne ne se connecte qu'en HTTPS, sans ouvrir de ports sur votre réseau.

Comment nous concevons notre matériel sur mesure

Écrans de salle Appel des tickets en temps réel

  • Appel des tickets à l'écran avec signal sonore, en temps réel
  • Listes de lecture multimédia et messages pour la salle
  • Compatibles avec tout écran ou lecteur multimédia doté d'un navigateur
Technicien d'ATISoluciones devant un écran d'appel CIGES fixé au mur

Application web Une console d'administration intuitive

CIGES dispose de sa propre application web pour gérer le système simplement et efficacement. Depuis la console d'administration, vous paramétrez les bornes de rendez-vous sur place et le fonctionnement de chaque service.

  • Plusieurs sites dans la même instance, avec des droits par site et par fonction
  • Rôles : agent d'accueil, responsable de service et administrateur
  • Statistiques par site et comparatifs entre sites
  • Gestion des incidents du service et audit des actions
Console CIGES sur ordinateur, portable, tablette et smartphone à côté d'une borne de prise de rendez-vous

Notre application native Gérez vos rendez-vous depuis votre smartphone

Application de prise de rendez-vous pour smartphones et tablettes Android et iOS, pour que l'usager gère ses rendez-vous sans se déplacer.

  • Prenez rendez-vousDepuis votre smartphone, à tout moment.
  • RappelsNotifications avant chaque rendez-vous.
  • QR code de validationDirectement dans l'application, à présenter à la borne.
Femme souriante consultant son rendez-vous sur son smartphone

Visio-accueil et chat

Rendez-vous à distance par visioconférence, avec WebRTC ou Zoom, salle d'attente virtuelle et chat avec l'agent.

Standard automatique (SVI)

L'usager prend ou annule son rendez-vous par téléphone. Les messages sont générés par synthèse vocale et le système se connecte à votre standard via un trunk SIP.

Avantages Pour l'usager

  • La tranquillité de savoir quand il sera reçu.
  • Un accueil organisé et équitable.
  • Réservation en ligne, depuis l'application mobile ou sur place.
  • Réservation par WhatsApp et Telegram.
  • Réservation par téléphone (SVI).
  • Une expérience plus confortable et une meilleure maîtrise de son temps.

Avantages Pour l'établissement

  • Gestion efficace des ressources humaines et matérielles.
  • Données statistiques pour une planification précise du service.
  • Amélioration de la qualité du service rendu.
  • Capacité d'adaptation à différents services et unités administratives.

Profitez de votre temps Ne perdez plus de temps à faire la queue

  • 31organismes publics gèrent leur accueil avec CIGES
  • 82bornes en libre-service installées
  • 90téléviseurs installés
  • 166afficheurs installés

Idéal pour Organismes accueillant du public

  • Mairies

    Accueils citoyens, bureaux d'enregistrement et services municipaux, sur un ou plusieurs sites.

  • Conseils provinciaux et organismes

    Bureaux répartis dans toute la province avec des agendas et des statistiques communs.

  • Universités

    Scolarités et services d'accueil des étudiants sur différents campus.

  • Autres établissements

    Entreprises publiques, cabinets médicaux et tout bureau qui a besoin d'organiser l'attente.

Intégrations disponibles

Toutes optionnelles et toujours via des interfaces chiffrées.

  • LDAP / Active Directory
  • SSO SAML 2.0
  • API REST
  • Google Calendar
  • Nextcloud
  • Fournisseurs de SMS
  • WhatsApp Cloud API
  • Telegram
  • Zoom
  • Amazon Polly
  • reCAPTCHA

Ils font confiance à CIGES Universités, mairies et organismes

  • Université de Grenade
  • Université de Cadix
  • Université Pablo de Olavide
  • Mairie de Grenade
  • Mairie de Séville
  • Mairie de Huelva
  • Mairie de Cordoue
  • Mairie de Saragosse
  • Mairie de Marbella
  • Mairie d'Estepona
  • Mairie de Pozuelo de Alarcón
  • Mairie de La Cistérniga
  • Conseil provincial de Séville
  • Gouvernement régional de Castille-et-León
  • Gouvernement de la Principauté des Asturies
  • Régie municipale des transports de Palma de Majorque (EMT)
  • Centre de diagnostic

Comment nous déployons CIGES Dans votre organisation

Sept étapes, dont aucune n'est close sans un livrable approuvé par votre organisation. Les décisions qui touchent au réseau, à l'identité ou à la sécurité sont validées au préalable avec votre service informatique.

  1. Lancement et analyse

    Nous définissons avec vous les sites, services, canaux et intégrations.

  2. Conception

    Architecture, analyse des risques, catégorisation ENS et déclaration d'applicabilité.

  3. Réalisation

    Nous configurons votre instance de préproduction et les adaptations convenues.

  4. Tests

    Fonctionnalités, performances, sécurité et intégration depuis votre réseau.

  5. Déploiement

    Mise en production avec plan de retour arrière et installation des bornes et des écrans.

  6. Formation

    Manuels et sessions pour les administrateurs et le personnel d'accueil.

  7. Exploitation

    Maintenance, sauvegardes, supervision et rapports de service périodiques.

Prêt pour les appels d'offres

Nous disposons d'un mémoire technique de CIGES qui répond, point par point, à ce que demandent habituellement les cahiers des charges de l'administration, et que nous adaptons à chaque dossier.

  • Étapes de travail, périmètre fonctionnel et modules inclus
  • Schémas logique et physique de la solution
  • Exigences technologiques, d'intégration et de sécurité
  • Proposition de catégorisation de sécurité selon l'ENS
  • Licences nécessaires et leur coût, le cas échéant
  • Coordination avec votre service réseaux et systèmes

Conçu par ATISoluciones

Une innovation qui organise

CIGES est né au sein de notre division R&D&I pour gérer plus efficacement les files d'attente. La plateforme web, le logiciel de la borne et la borne elle-même sont conçus à Grenade, et le support est assuré par l'équipe qui l'a développé.

Électronique sur mesure

Conception de cartes, de firmware et d'équipements qui s'intègrent au logiciel.

Électronique et IoT

Sécurité et conformité

Conçu pour la catégorie MOYENNE de l'ENS

CIGES traite des données d'identification et de contact des usagers ; c'est pourquoi il est livré configuré dans son mode le plus sûr : seuls les modules souscrits sont actifs, sans comptes génériques ni mots de passe par défaut, et avec la journalisation d'audit active dès l'installation.

ATISoluciones est certifiée selon le Schéma national de sécurité espagnol (ENS), catégorie MOYENNE, pour les systèmes qui supportent le développement et la maintenance d'applications informatiques, ainsi que ISO/IEC 27001 : le produit est conçu, programmé et maintenu dans le cadre d'un système audité.

  • ENS catégorie MOYENNE
  • ISO/IEC 27001
  • ISO 9001
Voir nos certifications Mise en conformité ENS de votre organisation

Mesures de l'ENS (RD 311/2022)

  • op.accComptes nominatifs, rôles et droits par site, double authentification, LDAP ou SSO SAML 2.0 et blocage après tentatives infructueuses.
  • op.exp.8Journalisation des connexions réussies et échouées, des déconnexions et des actions sur les données.
  • op.nub.1Hébergement chez AWS, certifié ENS catégorie ÉLEVÉE, dans une région de l'Union européenne.
  • mp.comHTTPS obligatoire avec TLS 1.2 ou supérieur et HSTS ; VPN uniquement en cas d'intégration à votre réseau interne.
  • mp.s.2En-têtes de sécurité, limitation du nombre de requêtes, CAPTCHA et protection CSRF.
  • mp.info.6Sauvegarde quotidienne de la base de données et des fichiers, chiffrée et externalisée, dans l'UE.
  • mp.sw.1Cycle de vie sécurisé, analyse statique du code et environnements séparés.

Questions fréquentes Questions courantes sur la prise de rendez-vous avec CIGES

Qu'est-ce qu'un système de prise de rendez-vous et de gestion des files d'attente ?

C'est la plateforme qui organise l'accueil du public : l'usager prend rendez-vous ou un ticket par le canal de son choix, l'agent l'appelle depuis son poste, les écrans de la salle annoncent son tour et l'organisation obtient des statistiques sur les attentes et les passages. CIGES réunit en une seule application la prise de rendez-vous, les files d'attente en salle, les bornes, les écrans, le visio-accueil et l'accueil téléphonique.

CIGES est-il conforme au Schéma national de sécurité (ENS) ?

CIGES est conçu pour la catégorie MOYENNE de l'ENS ; il est développé et maintenu dans le cadre de notre système certifié ENS catégorie MOYENNE et ISO/IEC 27001. Lors de la phase de conception, nous vous remettons une proposition de catégorisation du système et la déclaration d'applicabilité, que valide votre responsable de la sécurité.

Où sont hébergées les données des usagers ?

Chez Amazon Web Services, dans une région de l'Union européenne (de préférence l'Espagne), avec une instance indépendante et des données isolées pour chaque client. Les sauvegardes sont chiffrées et conservées elles aussi dans l'UE. À la fin du contrat, nous vous remettons un export complet de vos données dans un format ouvert.

Faut-il payer des licences supplémentaires ?

Pas pour le fonctionnement de base : les composants de base sont des logiciels libres et le droit d'utilisation de CIGES est inclus dans l'abonnement au service. Seuls les services tiers que vous activez sont facturés à la consommation, comme l'envoi de SMS, WhatsApp Business ou la synthèse vocale du SVI.

S'intègre-t-il à notre annuaire et à nos systèmes ?

Oui. Le personnel peut se connecter avec son identifiant professionnel via LDAP ou Active Directory, ou par authentification unique SAML 2.0. CIGES propose en outre une API REST pour se connecter à des logiciels de gestion de dossiers ou à d'autres applications, et s'intègre à la messagerie électronique, au standard téléphonique et aux services de messagerie instantanée.

Pouvons-nous utiliser nos propres écrans et équipements ?

Les écrans de salle fonctionnent avec n'importe quel écran ou lecteur multimédia doté d'un navigateur, et le personnel n'a besoin que d'un navigateur à jour. Pour le libre-service, vous pouvez utiliser nos bornes de conception propre ou un PC à écran tactile sur lequel nous installons le logiciel de la borne en mode kiosque, avec imprimante de tickets et lecteur de QR code.

Autres solutions

Les autres solutions propres d'ATISoluciones

Toutes sont issues de la même équipe de développement logiciel et électronique, et peuvent être combinées entre elles ou adaptées aux besoins de votre organisation.

Un autre besoin ? Logiciel sur mesure

Si aucune solution ne convient, nous développons l'application dont vous avez besoin avec la même méthodologie.

Développement de logiciels sur mesure

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Nous vous montrons CIGES en fonctionnement et préparons une proposition pour votre organisation.

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